Cómo configurar Paymenter: guía completa para agencias y preguntas frecuentes

Guía práctica de Paymenter tras la instalación: qué configurar primero, cómo montar el catálogo y los cobros, qué hace y qué no hace para una agencia pequeña, y qué permite su licencia MIT si quieres usarlo como negocio. Si aún no lo tienes instalado, empieza por la guía de despliegue en Coolify.

Todo lo que sigue está comprobado contra el código fuente de Paymenter v1.5.9 y una instalación real en producción. El panel de administración solo está traducido al español en parte, así que los nombres de menús y opciones aparecen en inglés, como los verás en la mayoría de pantallas. El área de cliente sí sale completa en español.

La guía está dividida en siete partes:

1. Los primeros 30 minutos: ajustes generales, seguridad, correo, calendario de cobro, facturas e impuestos.
2. El catálogo: productos, planes, precios, opciones configurables y cupones.
3. Cobrar: pasarelas, pagos manuales y factura electrónica.
4. Aprovisionamiento y accesos: paneles de servidor y productos sin servidor.
5. Clientes, soporte y equipo: área de cliente, tickets, roles y extensiones.
6. Preguntas frecuentes de una agencia pequeña: contraseñas, inicios de sesión, API, WHMCS, coste y diseño.
7. Licencia y modelo de negocio: qué permite la MIT y cómo ganar dinero con Paymenter.

Parte 1: los primeros 30 minutos

Paymenter arranca con valores por defecto pensados para probar, no para cobrar. Estos son los ajustes que conviene revisar antes de dar de alta el primer cliente, todos en Admin → Settings.

General

• Company Name, Logo (Light Mode), Logo (Dark Mode) y Favicon: tu marca en el área de cliente, las facturas y los correos.
• Timezone: por defecto es UTC. Cámbiala a la tuya (por ejemplo America/Guayaquil); el cron diario que genera facturas y suspende servicios usa esta zona.
• Default Language y Allowed Languages: Paymenter trae 24 idiomas, español incluido. Puedes dejar solo los que vayas a atender.
• System Email Address: obligatorio para guardar ajustes. Recibe avisos internos, como fallos del cron.
• Terms of Service: enlace a tus condiciones. Si lo rellenas, el cliente las acepta al comprar.
• Default Currency: USD por defecto. Las demás monedas se crean en Configuration → Currencies.
• Disable User Registration: actívalo si solo vas a dar de alta clientes a mano (típico en agencias).

Security

• Captcha: desactivado por defecto. Soporta Google reCAPTCHA v2 y v3, Cloudflare Turnstile y hCaptcha; actívalo si dejas el registro abierto.
• Trusted Proxies: imprescindible detrás de Traefik, Nginx o Cloudflare. Sin esto Laravel genera enlaces http:// y fallan las subidas. En Coolify basta con los rangos privados de Docker (10.0.0.0/8, 172.16.0.0/12, 192.168.0.0/16).
• Session Validation: bloquea la sesión a la IP o al navegador (User Agent), por separado para administradores y clientes, para dificultar el robo de sesiones.

Mail

Un detalle que sorprende a casi todos: el correo viene desactivado (Disable Mail está activado de fábrica). Mientras no lo cambies, Paymenter no envía facturas, recordatorios ni enlaces para restablecer contraseñas.

Configura Mail Host, Mail Port (587 con TLS es lo habitual), usuario, contraseña, Mail From Address y Mail From Name, y desactiva Disable Mail. Usa un proveedor transaccional (Amazon SES, Postmark, Brevo, Resend) y publica SPF, DKIM y DMARC en tu dominio. La opción Users must verify email before buying evita pedidos con correos falsos.

En Header, Footer y Mail CSS personalizas la plantilla de todos los correos, y en Other → Notification Templates editas el texto de cada notificación.

Cronjob: el calendario de cobro

Aquí se decide qué pasa con un cliente que no paga. Los valores por defecto son agresivos para una agencia:

Si vendes hosting automatizado, suspender y eliminar tiene sentido. Si facturas mantenimiento o desarrollo, sube mucho esos plazos: el término no borra nada en sistemas externos si el producto no tiene servidor asociado, pero sí cancela el servicio y su factura en Paymenter.

Invoices

• Invoice number format: por defecto INV-{number}. Admite también {year}, {month} y {day}, así que puedes usar algo como {year}-{number}. Ajusta el número inicial y el relleno de ceros para continuar tu numeración actual.
• Invoice Snapshot: guarda una copia de los datos de la factura al emitirla, para que cambiar después la dirección del cliente o el nombre del producto no altere facturas antiguas.
• Proforma Invoices: las facturas se marcan como proforma y solo reciben número oficial cuando se cobran. Útil si tu contabilidad exige numeración correlativa sin huecos.
• Immutable Invoices: impide editar una factura emitida; los cambios se hacen con notas de crédito o débito (CN-{number}).
• Bill To Text: tus datos fiscales en la factura.

Tax y Credits

• Tax: actívalo y elige si tus precios incluyen el impuesto (Inclusive) o se suma (Exclusive). Las tasas por país se definen en Configuration → Tax Rates.
• Credits: saldo a favor que el cliente puede recargar y que se aplica solo a sus facturas (Automatically use credits). Define depósito mínimo, máximo y saldo máximo.

Parte 2: el catálogo

Categorías, productos y planes

La estructura es Categoría → Producto → Plan → Precio:

• Producto: nombre, descripción, imagen, stock opcional, límite por cliente, si se puede comprar en cantidad y si está oculto.
• Plan (pestaña Pricing): gratis, pago único o recurrente cada N días, semanas, meses o años. Un mismo producto puede tener plan mensual, trimestral y anual.
• Precio: importe por moneda y cuota de alta (Setup Fee) opcional.
• Upgrades: qué productos se ofrecen para subir o bajar de nivel (Básico → Pro).
• Email Template: texto extra en el correo de bienvenida del producto, por ejemplo instrucciones de acceso.

Config Options: el cliente personaliza

Las opciones configurables añaden campos al checkout: listas, botones de opción, casillas, texto, número, un deslizador (Slider) o un campo oculto (Hidden) para pasar valores fijos al aprovisionamiento. Las de selección pueden tener precio propio, recurrente o único. Ejemplos para una agencia: "Horas de soporte al mes", "Dominio adicional", "Idiomas del sitio".

Cupones

Descuento fijo o porcentual, limitado a ciertos productos, con usos máximos totales y por cliente y fechas de inicio y fin. Con Applies To eliges si descuenta el precio y la cuota de alta, solo el precio o solo la cuota de alta. Recurring fija en cuántos ciclos se aplica; con 0 se aplica en todas las renovaciones.

Parte 3: cobrar

Pasarelas incluidas

Paymenter trae de serie Stripe, PayPal (suscripciones y pagos únicos, más la variante IPN) y Mollie. Se añaden en Payments → Gateways. Stripe pide una Restricted key (clave restringida) y la Publishable key; el secreto del webhook lo genera Paymenter solo. Con Stripe y PayPal el cliente puede guardar el método de pago (Billing Agreements) para que las renovaciones se cobren solas.

En Latinoamérica conviene comprobar antes qué pasarelas puedes contratar como comercio en tu país: Stripe, por ejemplo, no está disponible para empresas de todos los países de la región, mientras que PayPal sí suele estarlo. Para pasarelas locales hay que buscar una extensión en el marketplace o programarla: el comando php artisan app:extension:create MiPasarela gateway genera el esqueleto.

Transferencias y pagos manuales

Si tus clientes pagan por transferencia o en efectivo, no necesitas pasarela: abre la factura en el panel y registra el pago como transacción con su referencia. La factura pasa a pagada y el servicio se activa o renueva igual que con un cobro automático.

¿Emite facturas electrónicas válidas ante el fisco?

No. Paymenter genera facturas comerciales en PDF y lleva la contabilidad de cobros, pero no se integra con sistemas de facturación electrónica como el SRI de Ecuador, el SAT de México o la DIAN de Colombia. Si tu país la exige, emite el comprobante electrónico con tu sistema autorizado y usa Paymenter para la gestión de suscripciones y cobros, o desarrolla una extensión que lo envíe automáticamente al cobrar.

Parte 4: aprovisionamiento y accesos

Extensiones de servidor

Si vendes infraestructura, Paymenter crea, suspende y elimina el servicio en el panel correspondiente cuando el cliente paga o deja de pagar. Incluye cPanel, Plesk, DirectAdmin, Enhance, Pterodactyl (servidores de juegos), Convoy, VirtFusion y Virtualizor (VPS); Proxmox está disponible como extensión de pago. Se configuran en Products → Servers y se asignan en la pestaña Server de cada producto.

Varias de ellas añaden un botón de acceso directo en el área de cliente: por ejemplo, la de cPanel genera una sesión de un solo uso para que el cliente entre a su cPanel sin escribir la contraseña.

¿Y si no vendo hosting?

Deja el producto sin servidor. Paymenter gestiona el ciclo de facturación igual (alta, renovación, suspensión) y tú prestas el servicio. Es el caso típico de una agencia: mantenimiento web mensual, bolsas de horas, licencias, SEO, soporte.

Parte 5: clientes, soporte y equipo

Área de cliente

El cliente ve sus servicios, facturas y saldo; paga, cambia de plan, cancela, abre tickets y gestiona su seguridad (2FA y sesiones activas). Puede entrar con correo y contraseña o con Google, GitHub o Discord si los activas en Settings → Social Login.

En su cuenta, el cliente tiene tres apartados: Seguridad (sesiones abiertas, cambio de contraseña y 2FA), Métodos de pago (los guardados con Stripe o PayPal) y Notificaciones.

Tickets

Soporte integrado con departamentos (créalos en Settings → Tickets; sin al menos uno, el cliente no puede abrir tickets), adjuntos y la opción de que los clientes no puedan cerrar tickets. Con Email Piping (IMAP) las respuestas por correo se añaden solas al ticket. Cada ticket tiene estado, prioridad, departamento, el miembro del equipo asignado y, opcionalmente, el servicio del cliente al que se refiere.

Equipo y permisos

En Configuration → Roles creas perfiles con permisos finos por sección (ver, crear, editar, borrar facturas, productos, tickets, ajustes…). Un rol "Soporte" puede atender tickets sin ver la facturación, y uno "Contabilidad" puede registrar pagos sin tocar productos. Los administradores pueden impersonar a un cliente para ver exactamente lo que ve.

Todo cambio queda en el registro de auditoría, y hay logs de correos enviados, peticiones HTTP a extensiones y trabajos fallidos.

Extensiones extra incluidas

• Affiliates: programa de afiliados con un porcentaje de comisión sobre las compras referidas, configurable por afiliado.
• Announcements: noticias y avisos en el área de cliente.
• Discord Notifications: avisos de pedidos, pagos o tickets en un canal de Discord.

Parte 6: preguntas frecuentes de una agencia pequeña

¿Puedo guardar las cuentas y contraseñas de mis clientes en Paymenter?

No es una buena idea, y no está pensado para eso. Paymenter no es un gestor de contraseñas. Las Custom Properties permiten añadir campos a la ficha del cliente, pero solo existen para el usuario, no por servicio ni por plataforma. Tras la instalación vienen teléfono, empresa, dirección, ciudad, provincia, código postal y país, y puedes crear más de tipo texto corto o largo, número, lista, casilla, botones de opción o fecha. Cada uno se puede marcar como obligatorio, no editable por el cliente o visible en la factura (útil para el RUC o la razón social). Esos valores se guardan sin cifrar y los ve cualquier administrador con acceso a usuarios.

Para accesos de clientes (hosting, dominios, redes sociales, Google Ads) usa un gestor dedicado como Bitwarden o su versión autoalojada Vaultwarden, que también se despliega en Coolify con un clic. Lo que sí hace bien Paymenter es enviar los datos iniciales de acceso en el correo de bienvenida del producto y, con las extensiones de servidor, dar acceso directo al panel sin compartir contraseñas.

¿En qué plataformas tiene inicio de sesión?

En tres sentidos:

• Para entrar a Paymenter: correo y contraseña, con 2FA opcional, o Google, GitHub y Discord.
• Desde Paymenter hacia otros paneles: cPanel, Plesk, DirectAdmin, Pterodactyl y los demás paneles de servidor, según la extensión.
• Paymenter como proveedor de identidad: desde Other → OAuth Clients registras otras aplicaciones tuyas para que tus clientes inicien sesión en ellas con su cuenta de Paymenter.

¿Tiene API?

Sí. Una API de administración REST en /api/v1/admin para usuarios, productos, categorías, servicios, pedidos, facturas, créditos y tickets, con claves que se crean en Other → API. Sirve para conectar tu CRM, tu web o un flujo en n8n.

¿Puedo migrar desde WHMCS?

Sí. Trae un importador que migra monedas, clientes, administradores, productos, pedidos, servicios, facturas, pagos y tickets. Borra los datos existentes de Paymenter, así que hazlo en una instalación nueva.

¿Cuánto cuesta?

El software es gratis, sin licencias por cliente. Pagas el servidor (desde unos 5 € al mes en un VPS de Contaboafiliado), las comisiones de la pasarela y, si las necesitas, extensiones o temas de pago del marketplace oficial: en el momento de escribir esto, la extensión de Proxmox cuesta 24,99 USD, Pages (páginas propias) 9,99 USD y Auto open ticket 6,70 USD; temas como Luna v2 cuestan 19,99 USD y Citadel 25 USD. También hay extensiones gratuitas, como Downloadable Products y la integración con Discord. Se compran e instalan desde Extensions → Marketplace.

¿Puedo personalizar el diseño?

Sí. Logo y favicon desde Settings → General, y en los ajustes del tema cambias los colores, el texto de la portada (Home Page Text), las imágenes pequeñas en el catálogo (Small Images) y el Direct Checkout, que lleva al cliente directo al pago sin pasar por el carrito. Para cambios profundos, crea un tema propio en themes/. No edites el tema por defecto: se restaura en cada actualización.

Parte 7: licencia y modelo de negocio

¿Qué permite la licencia MIT?

El código de Paymenter está bajo licencia MIT, una de las más permisivas que existen. Te permite:

• Usarlo comercialmente, para cobrar tus propios servicios o los de tus clientes.
• Modificarlo sin publicar tus cambios.
• Distribuirlo y revenderlo, incluido como parte de un producto o servicio propio.
• Ofrecerlo como servicio gestionado (instalarlo y mantenerlo para terceros).

Solo tiene dos condiciones: conservar el aviso de copyright y el texto de la licencia en las copias del código, y aceptar que se entrega sin garantía.

Tres matices importantes:

• La marca no viene incluida. MIT cubre el código, no el nombre ni el logo de Paymenter. Si lo distribuyes modificado, no lo presentes como el producto oficial.
• Extensiones y temas de terceros del marketplace tienen su propia licencia, que puede ser comercial.
• La documentación oficial está bajo AGPL-3.0, no MIT: si copias sus textos o imágenes, se aplican las reglas de la AGPL.

El enlace "Powered by Paymenter" del pie del tema por defecto se puede quitar con un tema propio; mantenerlo es un detalle con el proyecto, no una obligación de la licencia. Esto es una lectura técnica de la licencia, no asesoría legal.

¿Uso interno o negocio?

Las dos cosas son legítimas:

1. Uso interno: cobrar tus propios servicios recurrentes (mantenimiento, hosting de tus clientes, retainers) sin pagar WHMCS.
2. Vender servicios con él: hosting, VPS o servidores de juegos automatizados con las extensiones de servidor.
3. Paymenter gestionado: instalar, configurar y mantener Paymenter para otras empresas como servicio mensual.
4. Desarrollo: programar pasarelas locales, integraciones con facturación electrónica o temas a medida, y venderlos o publicarlos en el marketplace.

Una agencia pequeña puede empezar por el primero y, con la experiencia, ofrecer el tercero y el cuarto a sus clientes.

Conclusión

Paymenter cubre todo el ciclo de un negocio de servicios recurrentes: catálogo, cobro, renovación, suspensión, soporte y equipo, sin coste de licencia y con un código que puedes adaptar. Sus límites están claros: no es un gestor de contraseñas, no emite factura electrónica fiscal y las pasarelas locales requieren extensión. Configura bien el correo, la zona horaria y el calendario de cobro antes de cobrar al primer cliente.